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质量保证和监督制度
2016-04-12 09:46  

一、查新工作质量控制是通过行政性、经济性、技术性手段,对查新工作全过程实行质量管理和监督,确保查新报告质量的一项管理性工作;
二、查新报告质量
查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述,是查新检索结果的反映,是针对查新点将文献检索结果与查新项目进行对比分析,并由此得出查新项目的新颖性情况的报告,其质量情况主要由对比分析质量、结论质量和表述质量反映。
1、对比分析质量
有比较才有鉴别,比较是分析、综合、下结论的基础,对比分析的充分与否,直接影响着结论的客观与公正。
2、结论质量
⑴结论的客观性、公正性、准确性
⑵报告结论的决策参考性
⑶报告结论的逻辑性
3、表述质量
⑴报告文字的简洁性、正确性
⑵报告格式规范化
三、查新工作质量控制措施:

  1. 行政性措施

⑴保证查新机构(部门)的基本条件:包括机构组织设置、人员配备和培训、文献资源、检索手段及设备购置和更新等;
⑵查新单位主管领导和技术负责人必须接受查新工作管理培训,内容包括:国家和教育部关于科技查新工作的方针、政策、规章制度及其他有关管理事务,通过考试考核取得合格证书;
⑶建立健全并严格、认真执行各项规章制度;
⑷制定查新工作计划、工作流程、质量指标及落实措施;
⑸定期或不定期抽查、评估查新报告,提出改进办法和奖惩意见;
⑹认真执行用户反馈制度,通过《委托查新用户反馈表》等多渠道、多形式征求用户意见;
⑺严格管理制度,设置质量控制监督机构或人员;
⑻为确保查新的公正性和科学性,查新单位在工作中应采取回避政策和贯彻“不受自身利益约束”的原则;查新机构所在单位及其上级主管部门或单位不得干预查新业务,尤其是新颖性评价工作;严格做到查新工作直接对授权部门负责。
  1. 技术性措施

⑴查新人员必须经过全面的查新技术培训,内容包括:国家和教育部关于查新工作的方针、政策、规章制度及具体的查新技术,特别要充分理解《科技查新规范》和《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》的具体内容,熟练掌握查新理论和技能,经过考试合格,取得合格证书,方可上岗;
⑵不具备查新基本素质、短期内又不可能经过培训达到查新要求的人员;违反查新规章制度,情节较轻,但不能及时改正的人员,应调离查新岗位;
⑶充分理解查新项目的内容、性质、特点、范围以及委托人的要求和意图;
⑷以机器检索为主,手工检索为辅,两者有机结合,互为补充;
⑸制定正确的检索策略,包括检索词的选择、检索步骤,机检中的截词、加权的使用,以及逻辑检索式的编制等;
⑹通过试检索编制出最佳检索式;
⑺保证最低的检索时限不得少于十年,尤其要注意原始文献收录及检索刊物的时差,必要时查找现刊;
⑻检索结果为零的查新项目,应首先由查新人员核实、修正或重新确定检索范围、途径和策略,进行复检。必要时可通过专家咨询或调查等方式配合检索,直至提交专家委员会(小组)讨论;
⑼查新报告做到格式规范、填写完整、内容准确、打印清晰。
四、为保证查新工作的质量,查新机构应当确定专职审核员。
1.审核员应当具备的基本条件:
⑴拥护中华人民共和国宪法;
⑵遵守国家法律和社会公德;
⑶具有丰富的相关专业知识和宽阔的知识覆盖面,熟悉查新判断、分析的原则与要点,能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼,具备从事查新的能力;
⑷熟悉《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》和《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》;
⑸接受过教育部科技发展中心有关科技查新的正规培训,具备从事科技查新的资格;
⑹具有三年以上科技查新工作经历;
⑺具有较高的外语和计算机水平;
⑻具有良好的职业道德;
⑼本科(含)以上学历,具有高级专业技术职称。
2.审核员应当履行以下职责:
⑴负责审查查新员所进行的查新程序是否规范;
⑵负责审查查新员所确定的检索工具书、数据库选择是否合适;
⑶负责审查查新员所选择的检索词及分类栏目是否恰当;
⑷负责审查查新员所检出的文献是否为同类研究文献;
⑸负责审查可比文献是否恰当;
⑹负责审查查新员所收集到的相关文献是否齐全;
⑺负责审查查新员所提出的文献判读是否正确;
⑻负责审查查新员所得出的查新结论是否客观和准确;
⑼负责审查查新员所书写的查新报告是否规范;
⑽向查新员提出审查意见。

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